Rozmowa z klientką albo potencjalną partnerką rzadko kończy się decyzją, jeśli wchodzisz w nią bez jednego zdania, co chcesz z niej wynieść. Claude pomoże Ci w pół godziny ustalić cel, przewidzieć trzy zastrzeżenia, przygotować prośby i napisać podsumowanie, które wyślesz w ciągu godziny po rozmowie. Poniżej masz kolejne kroki z promptami, które skopiujesz i dopasujesz do swojej sytuacji.

Dlaczego rozmowa bez celu rzadko kończy się decyzją?

Większość rozmów sprzedażowych i ofertowych w solobiznesie wygląda podobnie. Ktoś pyta o ofertę, Ty przygotowujesz się dwie minuty przed rozmową, a potem godzinę rozmawiacie o wszystkim po trochu. Po rozmowie każda ze stron ma inne wrażenie, co ustalono, i nikt nie wie, kto ma wykonać następny krok.

Brak przygotowania kosztuje najczęściej w dwóch miejscach. Pierwsze to próśba, której nie zadajesz. Wychodzisz z rozmowy i dopiero w łóżku orientujesz się, że nie zapytałaś, czy klientka chce zacząć w tym miesiącu. Drugie to zastrzeżenie, na które nie miałaś odpowiedzi. Cena, czas i to, czy sobie poradzi sama, to trzy najczęstsze, a Ty odpowiadasz na nie za każdym razem inaczej, bo za każdym razem wymyślasz odpowiedź od nowa.

Przygotowanie nie wymaga długich notatek. Wystarczy krótka lista pięciu rzeczy: cel, informacje o rozmówczyni, trzy zastrzeżenia z odpowiedziami, prośby z wersją minimum i szkic podsumowania. Claude przygotuje wszystkie pięć w jednej rozmowie, a Ty wnosisz wiedzę o klientce, której model nie ma.

Taki zestaw robi różnicę nie tylko w rozmowach sprzedażowych. Działa przy negocjacji współpracy z inną twórczynią, przy rozmowie o rabacie z dostawcą i przy konsultacji z potencjalną klientką.

Jak w pięć minut ustawić jedno zdanie celu?

Zacznij od celu, bo od niego zależy wszystko, co przygotujesz później. Cel to jedno zdanie w formie: po tej rozmowie ustalimy, że… i dalej konkretny, mierzalny efekt.

Przykłady dobrych celów to: po tej rozmowie klientka zdecyduje, czy zaczyna współpracę w przyszłym miesiącu, po tej rozmowie ustalimy, kto przygotuje materiały na wspólną akcję i do kiedy, po tej rozmowie dostanę odpowiedź, czy dostawca obniży cenę przy większym zamówieniu. Złe cele brzmią tak: pogadamy o współpracy, zobaczymy, co z tego wyjdzie, poznam jej potrzeby. Po takich celach nikt nie wie, czy rozmowa się udała.

Jeśli nie wiesz, jak sformułować cel, wklej do Claude zaproszenie na rozmowę albo kilka ostatnich wiadomości od rozmówczyni i użyj takiego polecenia:

Przygotowuję się do rozmowy. Poniżej wklejam zaproszenie i wiadomości od drugiej strony.
Sformułuj jedno zdanie celu w formie: po tej rozmowie [konkretny efekt].
Jeśli z materiałów nie wynika, o co chodzi, wypisz, czego brakuje, i zaproponuj krótką wiadomość do rozmówczyni, która to wyjaśni.
Dodaj trzy uprzejme zdania, których użyję, gdy rozmowa zacznie schodzić na inne tematy.
Oceń, czy ten cel da się osiągnąć w [30] minut.

Czwarta linijka ma praktyczne znaczenie. Większość rozmów nie kończy się sukcesem dlatego, że cel był za duży na dostepny czas. Jeśli Claude oceni, że w trzydzieści minut nie zdążycie omówić wyceny i harmonogramu, zaproponuj podział na dwie rozmowy zanim zaczniesz.

Cel zapisz tam, gdzie zobaczysz go w trakcie rozmowy, na przykład w notatce obok ekranu. Pięć minut przed rozmową przeczytaj go jeszcze raz.

Jak sprawdzić rozmówczynię i nie dopuścić do zmyśleń?

Przed rozmową z nową osobą warto wiedzieć, czym się zajmuje, co ostatnio publikowała i jakiego języka używa. Claude potrafi zebrać takie informacje z publicznych źródeł, jeśli ma dostęp do wyszukiwania w sieci, ale musisz go w tym dobrze poprowadzić.

Największe ryzyko to zmyślenie. Gdy o kimś prawie nic nie ma w sieci, model może stworzyć wiarygodny opis oparty na domysłach. Dlatego wprowadź w prompcie zasadę: jeśli nie znajdziesz informacji, napisz, że ich nie ma, i nie uzupełniaj lukami.

Przygotowuję się do rozmowy z [imię i nazwisko albo nazwa firmy]. Znajdź w publicznych źródłach:
1. Czym się zajmuje i co oferuje.
2. Co ostatnio publikowała lub ogłaszała.
3. Jakim językiem mówi do swoich odbiorców: bezpośrednim czy formalnym, z liczbami czy z historią.
4. Jedno pytanie, które pokaże, że odrobiłam pracę domową.
5. Tematy, których lepiej unikać.
Do każdej informacji podaj źródło. Jeśli czegoś nie znajdziesz albo nie masz pewności, napisz to wprost i nie uzupełniaj domysłami.

Przeczytaj źródła, zanim zaufasz opisowi. Wystarczy, że klikniesz w dwa linki i sprawdzisz, czy zdania w opisie faktycznie się tam znajdują. Jeśli Claude wskazuje źródło, które nie zawiera cytowanej informacji, usuń ją z notatek. Opisałam dokładniej, jak sprawdzać odpowiedzi Claude, zanim wyślesz je klientce.

Uważaj też na granicę prywatności. Dla rozmowy biznesowej wystarczy to, co dana osoba sama opublikowała o swojej pracy. Nie szukaj informacji o jej życiu prywatnym i nie wklejaj do rozmowy danych, których nie powinnaś mieć.

Jeśli rozmawiasz z istniejącą klientką, pomiń wyszukiwanie. Wklej do Claude swoje notatki z poprzednich rozmów i poproś o przypomnienie, co ustaliliście, co zostało otwarte i jakiego tonu używała w wiadomościach.

Jak przewidzieć trzy zastrzeżenia i przygotować odpowiedzi?

Każda rozmowa o ofercie ma swoje typowe zastrzeżenia. Jeśli zapiszesz odpowiedzi raz, przy kolejnych rozmowach zaoszczędzisz czas i unikniesz nerwowego improwizowania.

Poproś Claude o trzy najbardziej prawdopodobne zastrzeżenia, sformułowane tak, jak powiedziałaby je ta konkretna osoba. Do każdego poproś o cztery rzeczy: uzasadnioną część obawy, Twoją odpowiedź w trzydziestu sekundach, pytanie, które warto zadać klientce w odpowiedzi, i ustępstwo, które jesteś gotowa zaproponować.

Oto moja oferta: [opis, cena, zakres].
Oto rozmówczyni: [co o niej wiem].
Napisz trzy zastrzeżenia, które może zgłosić, jej własnymi słowami, tak jak mówią klientki w mojej branży.
Do każdego daj:
- uzasadnioną część tej obawy, bo ona ma w tym trochę racji,
- moją odpowiedź w trzydziestu sekundach, prostym językiem,
- ustępstwo, na które mogę się zgodzić bez straty dla siebie.
Wskaż to zastrzeżenie, przy którym najbardziej się pogubię.

Najwięcej wartości ma ostatnia linijka. Większość z nas przygotowuje odpowiedź na zastrzeżenie, które i tak potrafiłaby odeprzeć, a gubi się przy tym, którego się boi. Claude pomoże Ci je wskazać, a Ty przeciągniesz je na pierwsze miejsce w notatkach.

Zwróć uwagę na uzasadnioną część obawy. Jeśli klientka mówi, że cena jest wysoka, nie zaczynaj od udowadniania, że jest dobra. Zacznij od zdania: rozumiem, że to duży wydatek, i dopiero potem pokaż, co za niego dostaje. Rozmowa płynie inaczej, gdy druga strona czuje, że została usłyszana.

Jeśli ustępstwo wymaga zmiany oferty, zdecyduj o nim przed rozmową, a nie w jej trakcie. Pod presją pochopnie zgodzisz się na warunki, których potem żałujesz.

Jak przygotować prośby razem z wersją minimum?

Większość osób wychodzi z rozmowy z mniejszym wynikiem, niż chciała, bo prosi o jedną rzecz i na pierwsze „nie” kończy temat. Dobrze przygotowana prośba ma trzy warstwy: wersję docelową, wersję minimum i krok, który wykonasz po odmowie.

Napisz Claude, czego chcesz od tej rozmowy. Poproś o to, żeby każdą prośbę zapisał w jednym zdaniu z konkretną liczbą albo terminem, bo „chciałabym współpracować” nie jest prośbą, a „chcę zacząć w listopadzie i potrzebuję zaliczki do piątku” jest. Do każdej prośby dopisz powod, dla którego jest ważna dla drugiej strony, nie tylko dla Ciebie. Jeśli potrzebujesz więcej wzorów takich poleceń, zajrzyj do przewodnika o tym, jak pisać prompty do Claude.

Przykład dla właścicielki sklepu, która rozmawia z dostawcą. Wersja docelowa: obniżka o dziesięć procent przy zamówieniu o podwójnej wielkości. Wersja minimum: wydłużenie terminu płatności o czternaście dni bez zmiany ceny. Krok po odmowie: zapytanie o to, przy jakiej wielkości zamówienia dostawca widzi miejsce na rabat. Zanim pójdziesz na taką rozmowę, policz, ile towaru faktycznie potrzebujesz. Rozpisałam to w tekście o planowaniu zamówień towaru w małym sklepie online.

Posortuj prośby według ważności i zaznacz te, które zgłosisz tylko w określonych warunkach, na przykład dopiero po uzyskaniu zgody na pierwszą. Dzięki temu rozmowa ma strukturę, a Ty nie wysypujesz całej listy naraz.

Przeczytaj efekt na głos. Jeśli prośba brzmi sztucznie, przepisz ją tak, jak powiedziałabyś ją przy kawie. Claude daje dobry szkielet, ale ton musi być Twój.

Jak zadać sobie trudne pytania, zanim zada je klientka?

To krok, który najczęściej pomijam, a najczęściej się opłaca. Po przygotowaniu argumentów poproś Claude, żeby zajął stanowisko przeciwne i zbudował najmocniejszą wersję zastrzeżeń wobec Twojej propozycji.

Jeśli model od razu zgadza się z każdym Twoim pomysłem, nie dostaniesz niczego użytecznego. Wyraźnie napisz, że ma szukać słabych punktów.

To jest moja propozycja dla klientki: [opis].
Zbuduj najmocniejszą wersję argumentów przeciwko niej, tak jakbyś broniła drugiej strony.
Pokaż:
- jakie założenia przyjmuję, nie mówiąc o tym wprost,
- czego ona może się obawiać, a ja tego nie widzę,
- jedno pytanie, na które nie mam dobrej odpowiedzi,
- trzydziestosekundową odpowiedź na najmocniejszy zarzut.
Nie uczę się od Ciebie dyplomacji, więc pisz prosto i wprost.

Zwróć uwagę na pytanie, na które nie masz odpowiedzi. Jeśli klientka je zada, a Ty po raz pierwszy o tym słyszysz, rozmowa zmienia kierunek. Jeśli znasz je wcześniej, możesz je poprowadzić albo przyznać spokojnie: nie wiem, sprawdzę do piątku.

Rozłóż Claude też drugą wersję pytania: o czym ona jeszcze nie pomyślała, a powinna. To może być koszt, którego nie uwzględniła, termin, którego nie zauważyła, albo ryzyko związane z jej obecną metodą pracy. Tak przygotowana rozmowa pokazuje Cię jako osobę, która myśli o jej interesie, a nie tylko o własnym.

Jak po rozmowie wysłać podsumowanie w godzinę?

Najwięcej rozmów ginie w ciszy po rozmowie. Każda ze stron zakłada, że druga napisze, i nikt nie pisze. Osoba, która wysyła podsumowanie, nadaje kierunek wszystkiemu, co następuje potem.

Przygotuj szkic maila jeszcze przed rozmową i wypełnij go po jej zakończeniu. Szablon ma cztery pola: co ustaliliśmy, co jest jeszcze otwarte, kto robi następny krok i do kiedy oraz termin kolejnego kontaktu. Poniższy prompt zrób jeszcze przed spotkaniem:

Przygotuj szablon maila z podsumowaniem rozmowy, który uzupełnię w ciągu pięciu minut po jej zakończeniu.
Cztery pola: Co ustaliliśmy, Co jest otwarte, Kolejne kroki z osobą i terminem, Kiedy się odezwiemy.
Ton: spokojny, konkretny, bez przeprosin na początku.
Na końcu jedno pytanie, na które wystarczy odpowiedzieć tak lub nie, żeby druga strona poprawiła mnie, jeśli coś zrozumiałam inaczej.
Unikaj sformułowań w rodzaju wrócimy do tematu albo do ustalenia.

Po rozmowie wklej do Claude swoje notatki, nawet urywane, i poproś o wypełnienie szablonu. Jeśli nagrywasz rozmowy za zgodą drugiej strony i masz transkrypt, wklej go w całości. Przeczytaj efekt i popraw wszystko, co brzmi inaczej, niż ustaliliście.

Wyślij mail w ciągu godziny. W jednej wiadomości zmieści się decyzja, osoba odpowiedzialna i termin. Jeśli klientka nie odpowie w ciągu dwóch dni, wyślij jedno krótkie przypomnienie z tą samą prostą prośbą.

Jeśli rozmawiasz z klientkami często, zapisz wszystkie te prompty w jednym projekcie w Claude i nazwij go na przykład Rozmowy z klientkami. Pokazałam krok po kroku, jak stworzyć takiego asystenta AI w Claude Projects. Przed każdą rozmową wpisujesz imię rozmówczyni i cel, a Claude przeprowadza Cię przez te same pięć kroków. Po miesiącu przygotowanie zajęło Ci kilkanaście minut i masz bibliotekę odpowiedzi na zastrzeżenia, którą aktualizujesz po każdej rozmowie. Liczbę rozmów i to, ile z nich kończy się decyzją, warto wpisać do tygodniowego briefu biznesowego, bo wtedy od razu widzisz, czy przygotowanie coś zmienia.