Jeśli prowadzisz mały sklep online, zamówienia u dostawcy planujesz pewnie na wyczucie i dopiero brak ulubionego produktu przypomina Ci, że czas zamówić. Claude policzy na podstawie Twojej historii sprzedaży, na ile dni starczy każdego towaru, kiedy musisz złożyć zamówienie i ile sztuk wziąć. Do pierwszej wersji potrzebujesz eksportu sprzedaży z ostatnich miesięcy i dwóch informacji o dostawcy.

Dlaczego brak towaru kosztuje więcej niż nadmiar?

Pusta półka w sklepie online nie boli tylko w dniu, w którym klientka nie może kupić. Produkt, który się sprzedaje, znika z oferty i spada w wynikach wyszukiwania w sklepie i w reklamach. Klientka, która nie znalazła tego, po co przyszła, zwykle kupuje u kogoś innego i niekoniecznie wraca. Do tego dochodzą przyspieszone dostawy, ekspresowe przesyłki od dostawcy i godziny zamiany powiadomień o dostępności na wiadomości do klientek.

Nadmiar też kosztuje, ale ten koszt jest wolniejszy i bardziej widoczny. Zamrożona gotówka w magazynie to pieniądze, których nie wydasz na reklamy, nowy produkt albo własną pensję. Możesz też zrobić przecenę i odzyskać część wydatku. Brak sprzedaży z powodu pustego magazynu odzyskuje się trudniej.

Dlatego warto policzyć oba ryzyka osobno. Dla produktów, które sprzedają się regularnie i są Twoją wizytówką, trzymaj większy zapas. Dla produktów sezonowych i testowych zamawiaj mniej, nawet jeśli oznacza to czasem pustą półkę.

Większość właścicielek małych sklepów nie ma działu zakupów, więc robi to w głowie. Claude nie zastąpi znajomości Twoich dostawców ani Twojego wyczucia. Wykona za to rachunek, na który nie masz czasu, a ty zajmiesz się tym, co wymaga decyzji. Jeśli dopiero zaczynasz pracę z tym narzędziem, zacznij od podstaw opisanych w tekście Claude AI po polsku: jak zacząć i do czego używać w solobiznesie.

Jakie dane zebrać przed pierwszą rozmową z Claude?

Do pierwszego rachunku potrzebujesz czterech zestawów danych. Żadnego z nich nie musisz kupować ani dodatkowo wdrażać, bo wszystkie masz w panelu sklepu i w korespondencji z dostawcą.

1. Historia sprzedaży. Wyeksportuj z panelu sklepu zamówienia z ostatnich sześciu do dwunastu miesięcy. Dla każdego produktu potrzebujesz daty i liczby sprzedanych sztuk. Jeśli produkt ma warianty, na przykład rozmiar albo kolor, eksportuj osobno każdy wariant.
2. Aktualny stan magazynu. Liczba sztuk na stanie dla każdego produktu oraz liczba sztuk, które już zamówiłaś i czekają na dostawę.
3. Dane dostawcy. Czas od złożenia zamówienia do dostawy w dniach i minimalna wielkość zamówienia, jeśli dostawca ją narzuca. Jeśli czas bywa różny, podaj najdłuższy, jaki się zdarzył.
4. Plan sprzedaży. Termin kampanii, promocji albo premiery nowego produktu w najbliższych tygodniach. Claude nie wie, że planujesz akcję w listopadzie, dopóki mu o tym nie napiszesz.

Dane wklej do arkusza z kolumnami: produkt, data, sztuki. Drugi arkusz niech zawiera produkt, stan, w drodze, czas dostawy, minimum. Jeśli eksport z panelu ma wiele zbędnych kolumn, usuń je przed wklejeniem, żeby Claude nie musiał zgadywać, które liczby są ważne.

Przed wysłaniem dowolnych danych sprawdź, czy eksport nie zawiera danych osobowych klientek. Imię, adres i telefon nie są potrzebne do rachunku zapasu, więc usuń te kolumny.

Jak policzyć, na ile dni starczy Ci towaru?

Pierwszy rachunek jest najprostszy i najważniejszy. Chcesz wiedzieć, ile sztuk dziennie sprzedajesz średnio i na ile dni starczy to, co masz.

Przeciętny dzienny popyt to liczba sprzedanych sztuk z ostatnich ośmiu tygodni podzielona przez liczbę dni, w których produkt był dostępny. Ten drugi warunek ma znaczenie. Jeśli przez dziesięć dni towaru nie było, a Ty podzielisz sprzedaż przez pełne pięćdziesiąt sześć dni, zaniżysz popyt i następnym razem zamówisz za mało. Claude powinien pominąć dni z pustym magazynem.

Potem liczysz zapas w tygodniach: aktualny stan podzielony przez tygodniowy popyt, czyli dzienny popyt razy siedem. Wynik mówi, jak długo wystarczy towaru, jeśli sprzedaż będzie taka jak ostatnio.

Przykład, który możesz sprawdzić na kalkulatorze. Pewien produkt sprzedał się w ciągu pięćdziesięciu sześciu dni w sto dwunastu sztukach i przez cały ten czas był dostępny. Przeciętny dzienny popyt to sto dwanaście podzielone przez pięćdziesiąt sześć, czyli dwie sztuki dziennie. Tygodniowo to czternaście sztuk. Jeśli na stanie masz pięćdziesiąt sztuk, zapas wynosi niecałe cztery tygodnie.

Te liczby wykorzystasz w dwóch miejscach. Zapas w tygodniach powie Ci, które produkty są zagrożone, a dzienny popyt wejdzie do następnego wzoru.

Jak wyliczyć moment, w którym trzeba zamówić?

Moment zamówienia nazywa się punktem zamówienia. Gdy stan magazynu spada do tego poziomu, składasz zamówienie. Poziom zależy od tego, jak długo czekasz na dostawę i jak bardzo chcesz się zabezpieczyć.

Wzór jest prosty. Punkt zamówienia to popyt w czasie dostawy plus zapas bezpieczeństwa. Popyt w czasie dostawy to dzienny popyt razy liczba dni, na które czekasz. Zapas bezpieczeństwa to bufor na tygodnie, w których sprzedaż wzrośnie albo dostawa się spóźni.

Na początek ustal bufor jako kilka dni sprzedaży. Dla produktów, które są Twoją wizytówką, wybierz bufor węższy w sensie ryzyka, czyli większy zapas, na przykład dziesięć do czternastu dni. Dla produktów dodatkowych wystarczy tydzień. Z czasem, gdy zobaczysz, jak często dostawca się spóźnia, możesz zmienić te liczby. Dla większych sklepów istnieją wzory statystyczne, ale na początek proste reguły zadziałają wystarczająco dobrze.

Ciąg dalszy przykładu. Dostawca realizuje zamówienia w czternaście dni. Popyt w czasie dostawy to dwie sztuki razy czternaście dni, czyli dwadzieścia ośmiu sztuk. Bufor to siedem dni, czyli czternaście sztuk. Punkt zamówienia wynosi czterdzieści dwie sztuki. Masz pięćdziesiąt, więc do punktu brakuje ośmiu sztuk. Przy dwóch sztukach dziennie dojdziesz do niego za cztery dni. Zamów więc w tym tygodniu, a nie za miesiąc.

Ilość do zamówienia liczysz tak: docelowy zapas w tygodniach razy tygodniowy popyt, minus to, co masz, minus to, co jest w drodze. Jeśli chcesz mieć osiem tygodni zapasu, to osiem razy czternaście daje sto dwanaście sztuk. Odejmij pięćdziesiąt na stanie i otrzymasz sześćdziesiąt dwie. Jeśli dostawca sprzedaje paczkami po dziesięć sztuk, zaokrąglij do siedemdziesięciu.

Jaki prompt dać Claude, żeby przygotował listę zamówień?

Kiedy masz dwa arkusze, wklej je do rozmowy i użyj takiego polecenia:

Jesteś moim asystentem do planowania zamówień w małym sklepie online.
Masz dwa arkusze: historię sprzedaży i aktualny stan magazynu z danymi dostawców.

Dla każdego produktu policz:
1. Średni dzienny popyt z ostatnich ośmiu tygodni, bez dni, w których produkt był niedostępny.
2. Zapas w tygodniach.
3. Punkt zamówienia: popyt w czasie dostawy plus bufor [7 dni dla zwykłych produktów, 14 dni dla moich bestsellerów].
4. Sugerowaną ilość do zamówienia tak, żeby mieć [8] tygodni zapasu, zaokrągloną do minimalnej wielkości zamówienia.

Uwzględnij te zdarzenia w najbliższych tygodniach: [kampania, promocja, premiera, termin].

Wynik pokaż w tabeli posortowanej od produktów, które skończą się najwcześniej.
Zaznacz osobno produkty, które mają więcej niż szesnaście tygodni zapasu.
Jeśli brakuje danych, wypisz, jakich, i nie zgaduj.
Nie składaj żadnych zamówień i niczego nie wysyłaj do dostawców. Przygotuj tylko listę do mojej decyzji.

Dwie linijki z końca tego polecenia mają szczególną wagę. Pierwsza zabrania zgadywania, bo model skupiony na dostarczeniu pełnej tabeli wypełni luki liczbami, które wyglądają wiarygodnie. Druga rozdziela przygotowanie od decyzji, czyli to, co Claude robi dobrze, od tego, co zostaje po Twojej stronie. Więcej o budowaniu takich poleceń znajdziesz w tekście o tym, jak pisać prompty do Claude.

Dostaniesz tabelę z listą produktów i sugerowanymi ilościami. Przejrzyj ją od góry. Pierwsze pięć pozycji to Twoje zamówienia na ten tydzień.

Co zrobić z towarem, który się nie sprzedaje?

Ta sama tabela pokazuje drugą stronę problemu. Produkty z zapasem na wiele miesięcy to pieniądze, które leżą na półce.

Ustal próg, przy którym produkt trafia na listę do przeglądu. Dla większości małych sklepów działa reguła podobna do tej: jeśli zapas przekracza szesnaście tygodni albo nowy produkt sprzedał po sześciu tygodniach mniej niż czterdzieści procent pierwszej partii, wchodzi do przeglądu. Liczby możesz zmienić, ale warto je zapisać, żeby decyzja nie zależała od tego, jak się czujesz tego dnia.

Dla produktów z listy poproś Claude o przykładową drabinkę obniżek. Jedna z popularnych to dwadzieścia procent obniżki, po dwóch tygodniach trzydzieści, po kolejnych dwóch pięćdziesiąt. Przy każdym kroku Claude powinien pokazać, ile gotówki odzyskasz i jak bardzo spadnie marża. Dzięki temu zobaczysz, czy obniżka ma sens, czy lepiej wstrzymać się z kolejnym zamówieniem u dostawcy.

Przed obniżką sprawdź, czy produkt można sprzedać inaczej. Dodaj go do zestawu z bestsellerem, wyślij informację do osób z listy mailingowej albo pokaż w rolce. Obniżka jest ostatnią próbą, a nie pierwszą.

Jeśli produkt nie sprzedaje się mimo tych działań, to jest informacja o ofercie, a nie o zapasie. Wpisz do notatki, czego nie kupisz następnym razem.

Jak sprawdzić wyliczenia Claude i ustawić tygodniowy rytm?

Claude liczy szybko, ale zdarza mu się pomylić przy dużych tabelach, zwłaszcza gdy dane mają niespójne daty albo nazwy produktów. Zanim złożysz zamówienie, zrób kontrolę.

Wybierz trzy produkty z tabeli i przelicz je ręcznie na kalkulatorze, korzystając z wzorów z tego artykułu. Jeśli wyniki zgadzają się z tym, co podał Claude, możesz ufać reszcie. Jeśli się różnią, poproś Claude o pokazanie krok po kroku, jak policzył ten produkt. Zwykle znajdziesz błąd w danych wejściowych, na przykład produkt wpisany pod dwiema nazwami.

Porównaj też wynik z wiedzą, którą masz w głowie. Jeśli tabela mówi, że bestseller starczy na trzy dni, a Ty wiesz, że na półce leży dziesięć kartonów, dane są błędne. Wróć do arkusza stanu magazynu.

Na koniec ustal rytm. Raz w tygodniu, najlepiej w poniedziałek, aktualizujesz arkusz sprzedaży i stanu, wklejasz go do tej samej rozmowy albo projektu i prosisz o nową listę. Zajmuje to około pół godziny. Raz w miesiącu przeglądasz produkty z drabinką obniżek i decydujesz o ich losie. Najłatwiej dołożyć ten krok do poniedziałkowego briefu biznesowego w Claude, bo liczby o sprzedaży i tak przeglądasz wtedy w jednym miejscu.

Jeśli korzystasz z Claude Projects, zapisz w instrukcjach projektu wzory, bufory i progi, a w treści dodaj swoje dane o dostawcach. Pokazałam cały proces w tekście o tym, jak stworzyć asystenta AI w Claude Projects. Wtedy każdy tydzień zaczyna się od jednego zdania: oto nowe dane, przygotuj listę zamówień. Decyzję o zamówieniu i kontakt z dostawcą zostawiasz sobie, bo tylko Ty wiesz, który z nich ostatnio się spóźnia i komu możesz zaufać przy większej ilości.