Przez pół roku byłam przekonana, że przygotowanie newslettera zajmuje mi jakieś czterdzieści minut. Spisałam siedem dni pracy co do kwadransa i wyszło dwie godziny dwadzieścia, rozbite na jedenaście podejść w czterech różnych dniach. Nie zauważyłam tego wcześniej, bo za każdym razem czułam, że to tylko szybka poprawka.

Dlaczego nie widzisz własnej powtarzalnej roboty?

Powtórzenie jest niewidoczne od środka. Każdy pojedynczy raz wygląda jak wyjątek, jak coś, co robisz akurat dzisiaj, bo tak wyszło. Zadanie, które wykonujesz jedenaście razy w tygodniu, nigdy nie zapisuje się w głowie jako proces. Zapisuje się jako wtorek.

Do tego dochodzi błąd pamięci. Kiedy próbujesz przypomnieć sobie, ile czasu zajęło Ci coś w zeszłym tygodniu, pamiętasz jedno podejście, zwykle to najkrótsze i najbardziej udane. Nie pamiętasz czterech powrotów do tego samego pliku, przełączania się między kartami i piętnastu minut szukania linku, który gdzieś już zapisałaś.

Jest jeszcze trzeci powód, mniej przyjemny. Powtarzalna robota daje poczucie ruchu. Odhaczasz coś, widzisz efekt, masz wrażenie produktywnego dnia. Zadania, które faktycznie posuwają biznes do przodu, są trudniejsze i nie dają tego natychmiastowego kliknięcia.

Efekt jest taki, że pytanie „co powinnam zautomatyzować” prawie zawsze dostaje złą odpowiedź. Odpowiadasz z pamięci, a pamięć podaje Ci to, co Cię najbardziej irytuje. Rzecz, która najbardziej irytuje, rzadko jest tą, która zjada najwięcej godzin.

U mnie irytującym zadaniem było wystawianie faktur. Zajmowało dwadzieścia minut w miesiącu. Zadaniem, które zjadało najwięcej czasu, było przeklejanie i formatowanie treści między Notion a innymi narzędziami, rozbite na kilkanaście krótkich podejść w tygodniu. Nie irytowało mnie wcale, bo każde podejście trwało dwie minuty.

Warto też zauważyć, kto na tym traci najmocniej. W firmie z zespołem powtarzalna robota rozkłada się na kilka osób i ktoś prędzej czy później powie na głos, że robi to samo piąty raz. W solobiznesie jesteś jednocześnie właścicielką i wykonawczynią, więc nikt Ci tego nie powie. Sama opisujesz swój proces z pamięci, a wykonujesz go inaczej.

Skąd wziąć dane o swoim tygodniu, jeśli nie masz historii komputera?

Widziałam ostatnio sporo materiałów o funkcjach, które same zapisują Twoją aktywność na komputerze i oddają ją modelowi do analizy. Sprawdziłam dostępność jednej z nich: działa tylko na komputerach Apple, tylko w Stanach i tylko na wyższych planach. W Unii Europejskiej jej nie ma.

Nie potrzebujesz jej. Masz trzy źródła, które i tak już zbierają dane o Twoim tygodniu, tylko nigdy ich razem nie czytałaś.

Kalendarz. Wszystko, co zaplanowałaś i na co poświęciłaś blok czasu. Niedokładny, bo połowa pracy nie trafia do kalendarza, ale pokazuje rytm tygodnia i stałe punkty.

Lista zadań. To, co odhaczyłaś. W Notion czy w arkuszu, obojętne. Ważne, żeby były daty wykonania, a nie tylko same zadania.

Historia przeglądarki i lista ostatnio otwieranych plików. Tu leży najwięcej prawdy. Widać po nich, do czego wracasz, w jakiej kolejności otwierasz narzędzia i gdzie się zapętlasz.

Jeśli żadne z tych trzech nie jest u Ciebie prowadzone porządnie, zostaje najprostsza droga, która i tak daje najlepszy materiał. Spisz jeden tydzień ręcznie.

Jak zapisać tydzień pracy, żeby dało się go przeanalizować?

Zrób arkusz z pięcioma kolumnami: data, godzina rozpoczęcia, co robiłam, w jakim narzędziu, ile to trwało. Nic więcej.

Uzupełniaj go trzy razy dziennie, nie na koniec dnia. Około południa, po południu i przed zamknięciem laptopa. Wpisy z pamięci sprzed ośmiu godzin są bezwartościowe.

Opisuj czynność, nie projekt. Zamiast „praca nad newsletterem” wpisz „szukanie linku do poprzedniego wydania”, „przeklejanie tekstu z Notion do edytora”, „poprawianie formatowania po wklejeniu”. To brzmi absurdalnie szczegółowo i o to właśnie chodzi. Wzorzec widać na poziomie czynności, nie projektu.

Notuj też przerwy i powroty. Jeśli wróciłaś do tego samego pliku trzy razy w ciągu dnia, wpisz trzy wiersze, nie jeden. Przełączanie kontekstu jest częścią kosztu.

Zbieraj przez pełne siedem dni. Dwa dni dają dane, z których model wyciągnie pewne siebie wnioski oparte na niczym. Trzy wystąpienia w tygodniu to minimum, żeby mówić o wzorcu.

Tak wygląda kilka wierszy z mojego arkusza, żeby było widać poziom szczegółowości:

02.09  9:10   szukanie linku do poprzedniego newslettera    Notion      6 min
02.09  9:16   przeklejanie tekstu do edytora wysyłki        MailerLite  4 min
02.09  9:20   poprawianie formatowania po wklejeniu         MailerLite  11 min
02.09 14:40   powrót, poprawka jednego zdania               MailerLite  8 min
03.09  8:55   szukanie linku do poprzedniego newslettera    Notion      5 min

Trzeci i piąty wiersz w tym zestawieniu wyglądały niewinnie, dopóki nie zobaczyłam, że pojawiają się cztery razy w tygodniu.

Ostrzegam lojalnie: pierwszy dzień jest męczący i będziesz miała ochotę odpuścić. Drugi jest już automatyczny. Od trzeciego zaczniesz widzieć rzeczy, zanim jeszcze cokolwiek policzysz.

Jeśli siedem dni wydaje Ci się nierealne, zrób trzy dni i potraktuj wynik jako wstępny. Model ma w instrukcji zapisane, żeby powiedział, kiedy danych jest za mało, i to jest uczciwsze niż pewna siebie analiza zbudowana na czterech godzinach.

Jaki prompt zamienia ten zapis w listę wzorców?

Kiedy masz siedem dni, wrzuć arkusz do Claude i użyj tego polecenia. Kluczowa jest część o sekwencjach, bo bez niej dostaniesz zwykłe podsumowanie tygodnia.

Wczytaj załączony zapis mojego tygodnia pracy. Nie streszczaj mi go.

Krok 1. Odtwórz to jako sekwencje, nie jako pojedyncze zdarzenia.
Pojedyncze kliknięcie nic nie znaczy. Wzorzec to powtarzająca się
kolejność: otworzyłam to, przeszłam tam, wróciłam tutaj.

Zwróć uwagę na:
- czynności, które zawsze następują w tej samej kolejności,
- ten sam plik albo tę samą stronę otwieraną wielokrotnie w różne dni,
- zadania pojawiające się kilka razy w tygodniu o podobnej porze,
- długie przerwy między powiązanymi czynnościami, bo tam zwykle
  utknęłam albo się rozproszyłam.

Krok 2. Dla każdego wzorca policz:
- ile razy wystąpił w tym tygodniu,
- ile trwało jedno wystąpienie od początku do końca sekwencji,
- ile w sumie zajął mi w tygodniu,
- czy efekt jest za każdym razem taki sam, czy naprawdę inny.

Posortuj po łącznym czasie tygodniowym, od największego.
Nie po tym, jak bardzo mnie irytuje.

Krok 3. Przypisz każdy wzorzec do jednego z pięciu koszyków
i uzasadnij wybór jednym zdaniem: automatyzuj, zamień w skill,
oddeleguj, usuń, zostaw.

Zasady:
- Nie wymyślaj wzorców. Jeśli danych jest za mało, powiedz to wprost.
- Nie licz jako powtarzalne czegoś, co zdarzyło się dwa razy.
- Podawaj liczby. "Jedenaście razy po cztery minuty, czyli
czterdzieści cztery minuty" zamiast "robisz to często".

Odpowiedź, którą dostaniesz, będzie miała dwie części. Pierwsza to lista wzorców z liczbami. Druga to przypisanie do koszyków. Druga jest ważniejsza.

Do którego z pięciu koszyków trafia każde zadanie?

Największy błąd przy takim audycie polega na tym, że wszystko, co powtarzalne, ląduje w kategorii „do zautomatyzowania”. Połowa tych rzeczy nie powinna tam trafić.

Automatyzuj. Te same dane na wejściu, te same kroki, ten sam kształt wyniku, zero osądu. Kopiowanie liczb z jednego miejsca do drugiego, wysyłka przypomnienia, tworzenie folderu z tym samym zestawem podstron. To zadanie dla zaplanowanego zadania w Claude, skrótu w telefonie albo prostego połączenia dwóch narzędzi.

Zamień w skill. Struktura jest za każdym razem identyczna, ale w środku potrzebny jest osąd. Pisanie opisu pod post, przygotowanie briefu, przygotowanie odpowiedzi na maila od klientki. Tego nie da się zautomatyzować bez straty jakości, ale da się to zapisać raz jako instrukcję i wywoływać komendą. Jeśli chcesz, żeby taki skill sam dopytywał Cię o szczegóły zamiast zgadywać, warto go zbudować na mechanice, którą opisuję w tekście o tym, jak zbudować w Claude skilla, który zadaje pytania zamiast dawać rady.

Oddeleguj. Potrzebny człowiek, ale niekoniecznie Ty. W solobiznesie ten koszyk bywa pusty i to jest uczciwa odpowiedź. Zajrzyj do niego, kiedy będziesz gotowa na pierwszą współpracę.

Usuń. Robisz to z przyzwyczajenia i nic dalej od tego nie zależy. To najbardziej wartościowy koszyk i najrzadziej używany. Sprawdź go osobno: przy każdym powtarzalnym zadaniu zapytaj, co się stanie, jeśli przestaniesz je robić na miesiąc. Jeśli nie umiesz odpowiedzieć, prawdopodobnie nic.

Zostaw. Powtarzalne, ale to jest właśnie Twoja praca albo lubisz to robić. Nagrywanie, rozmowy z klientkami, pisanie pierwszej wersji tekstu. Nie wszystko trzeba optymalizować.

Poproś Claude, żeby na końcu wskazał jedną rzecz, którą robisz, a od której nic nie zależy. Jedną, nie listę. To pytanie zwykle boli i zwykle ma trafną odpowiedź.

U mnie po pierwszym audycie podział wyglądał tak. Do automatyzacji poszło dogrywanie linków i tworzenie tej samej struktury folderów przed każdą kampanią. Do skilla poszło pisanie opisów pod posty, bo struktura jest zawsze ta sama, a treść za każdym razem inna. Do kosza poszło cotygodniowe podsumowanie liczb w osobnym arkuszu, które prowadziłam od roku i do którego nie zajrzałam ani razu od lutego. W kategorii „zostaw” wylądowały nagrania i rozmowy z klientkami, i dobrze.

Kosz sprawdzaj osobno i bez pośpiechu. To jedyna kategoria, w której zysk jest natychmiastowy i nie wymaga budowania niczego.

Jak zbudować pierwszą rzecz z listy, zamiast zapisywać ją na później?

Audyt bez budowania kończy się notatką, do której nigdy nie wrócisz. Dlatego domykam go w tej samej rozmowie.

Weź trzy pierwsze pozycje z listy, te z największym kosztem tygodniowym, i dla każdej poproś o konkret:

Dla trzech pierwszych pozycji z listy napisz mi:
1. Opis wzorca tak, żebym go rozpoznała. Zacznij od "Codziennie rano..."
   albo "Za każdym razem, kiedy...".
2. Ile mnie kosztuje w minutach tygodniowo.
3. Do którego koszyka trafia i dlaczego.
4. Gotową pierwszą wersję rozwiązania. Nie pisz, że mogłabym coś
   zbudować. Napisz treść skilla albo kroki automatyzacji, tak żebym
   mogła tego użyć w ciągu dziesięciu minut.
5. Co pójdzie źle, jeśli to zadziała bez mojego nadzoru.

Ostatni punkt jest tam nieprzypadkowo. Automatyzacja, która działa cicho i myli się cicho, jest gorsza od ręcznej roboty. Chcesz wiedzieć z góry, gdzie postawić kontrolę.

Zbuduj jedną rzecz, nie trzy. Uruchom ją przez tydzień. Dopiero potem wracaj po drugą.

Jest w tym pewna pułapka, w którą wpadłam przy drugim podejściu. Zbudowałam trzy rzeczy w jeden weekend, wszystkie działały, i po dwóch tygodniach nie używałam żadnej. Kiedy wprowadzasz naraz kilka zmian w tym, jak pracujesz, żadna nie zdąży się utrwalić i wracasz do starego układu, bo jest znajomy. Jedna zmiana na tydzień wygląda wolno i jest jedyną, która zostaje.

Zapisz też datę uruchomienia obok każdej zbudowanej rzeczy. Przy kolejnym audycie zobaczysz, czy dana pozycja faktycznie zniknęła z listy, czy tylko przeniosła się w inne miejsce dnia.

Czego ten audyt nie wyłapie?

Nie wyłapie pracy, która dzieje się poza komputerem. Rozmowy, myślenie w drodze, notatki głosowe. Jeśli duża część Twojej pracy tam siedzi, dopisz ją do arkusza ręcznie, bo inaczej wyjdzie Ci obraz kogoś, kto tylko przekleja pliki.

Nie wyłapie kosztu przełączania uwagi. Arkusz pokaże, że wróciłaś do zadania trzy razy po pięć minut. Nie pokaże, że każdy powrót kosztował Cię kwadrans rozbiegu. Ten koszt jest realny i musisz doliczyć go sama.

Nie wyłapie rzeczy, które robisz raz w miesiącu. Tydzień to za krótko na rozliczenia, podsumowania i wszystko, co dzieje się w rytmie miesięcznym. Jeśli chcesz je złapać, powtórz audyt w innym tygodniu miesiąca i porównaj.

Nie wyłapie też wzorca, który jest rozłożony na dwa narzędzia, jeśli w arkuszu wpisałaś tylko jedno z nich. Kiedy notujesz „praca nad kampanią”, a w rzeczywistości skakałaś między trzema kartami, sekwencja znika. To jest główny powód, dla którego warto opisywać czynności, a nie projekty.

Nie odpowie też na pytanie, czy w ogóle robisz właściwe rzeczy. Pokaże Ci, co powtarzasz, i pomoże to skrócić. Sprawdzenie, czy to, co powtarzasz, ma sens dla Twojego biznesu, zostaje po Twojej stronie.

Od czego zacząć w tym tygodniu?

Otwórz arkusz i zrób pięć kolumn. Zajmie to dwie minuty i to jest cała bariera wejścia.

Uzupełniaj przez siedem dni, trzy razy dziennie, opisując czynności, a nie projekty. W poniedziałek wrzuć całość do Claude z promptem powyżej.

Potem zrób tylko jedną rzecz z listy. Nie plan, nie system, nie remont całego tygodnia. Jedną rzecz, która zjada Ci najwięcej minut, zamienioną w coś, czego nie musisz już robić ręcznie. Jeśli wynikiem audytu okaże się, że większość czasu zjada Ci sama rozmowa z Claude, bo dostajesz od niego ściany tekstu zamiast krótkich odpowiedzi, zajrzyj też do tekstu o tym, jak sprawić, żeby Claude odpowiadał krócej i przestał lać wodę.

Za miesiąc powtórz audyt i sprawdź, czy ta pozycja zniknęła z góry listy. Jeśli zniknęła, wiesz, że to działa, i możesz brać się za następną.

Ostatnia rada, którą sama chciałabym dostać rok temu. Nie zaczynaj od budowania systemu, w którym audyt dzieje się automatycznie co miesiąc. Znam tę pokusę i wiem, jak kusząco brzmi. Zrób go raz, ręcznie, ze zwykłym arkuszem, i zobacz, czy wnioski w ogóle Cię zaskoczą. Dopiero kiedy zaskoczą, ma sens rozmowa o tym, żeby to się działo samo. Zbudowany z góry system do mierzenia pracy sam staje się kolejną pozycją w kolumnie z powtarzalną robotą.